Motnje na delovnem mestu

Motnje na delovnem mestu so krivci za slabo produktivnost.

 

Ne glede na to. ali delaš od doma, v svoji najljubši kavarni , knjižnici ali pisarni, so motnje običajna stalnica sodobnega delovnega mesta. Včasih so motnje lahko dobra stvar: Motnje sprožijo dodatno močno fiksacijo uma na nalogo, kar je dobro. 

 

 

Vendar, glede na to, da nas prekinjajo vsakih 11 minut   in možgani potrebujejo povprečno 25 minut da se ponovno osredotočijo na nalogo, se je treba motnjam načrtno izogniti. 

 

Glede na raziskavo, ki jo je izvedel Udemy, motnje na delovnem mestu negativno vplivajo na uspešnost produktivnost in potencial, Še več: da bi nadomestili prekinitev ljudje delajo hitreje. Študija pa kažejo, da to vodi le v stres in frustracije. In že kratka prekinitev podvoji stopnjo napak.

Skratka – stalne motnje ne vplivajo le na rezultat. Prav tako so lahko škodljive tudi na zdravje posameznika.

 

 

Kako se lahko lotiš motenj na delovnem mestu, preden postanejo problem?

Začni tako, da ugotoviš, kaj ti predstavlja motnjo. Če veš, kaj je motnja, lahko pripraviš načrt za odpravo te motnje. Tukaj je 10 najpogostejših motenj in idej, kako se jih znebiš.

 

 

1. Motnje zaradi pametnih telefonov

Povprečni Američan pogleda na telefon 52-krat na dan. Mnenja sem da je pri nas podobno. Preveri , kolikokrat na dan pogledaš na telefon. 

Razumeti zakaj je tako je povsem enostavno. Ves dan smo zasuti z e- pošto, SMS-si, obvestili na družbenih omrežjih in telefonskimi klici. Poleg tega, svoje telefone uporabljamo tudi za zapiske, opomnike, pregledovanje koledarjev, poslušanje podcastov ali nakupovanje 

Premagati odvisnost od telefona ni mačji kašelj. Je pa mogoče. Preizkušen in resnično dober način je vklop telefona na letalski način ali uporaba funkcije “Ne moti”. To je mogoče izvesti tako na Androidu, kot tudi na iPhone  

Telefon lahko odložiš v drugi prostor, predal mize ali podobno.

 

Načrtovanje določenih ur v dnevu, ki bodo namenjene le delu , je tudi dobra možnost. Telefon vklopi na tuhi način  in se osredotoči na določeno nalogo, Običajno bo taka naloga zahrevala največ 2 uri. Ko je delo končano, preveri felefon. 

 

 

2.Motnje zaradi E- pošte

Vsak dan pošiljamo ogromno e-poštnih sporočil. Leta 2017 je   bilo po vsem svetu dnevno poslanih osupljivih 269 milijard e-poštnih sporočil  Številka strmo – 2023 naj bi se približala 348 milijardam.  

Tako kot skušnjava s pametnim telefonom, je tudi preverjanje e- pošte motnja. Kaj je v mapi Prejeto in kaj se nabere v promocijah – vse to lahko zapelje izven okvira, ki je zastavljen. 

 

Najlažja rešitev je, da izklopiš e-poštna obvestila v telefonu, Zapri tudi vse aplikacije in brskalnike, ki vsebujejo tvojo e- pošto. Za upravljanje mape Prejeto po uporabi aplikacijo, kot je SaneBox, ki filtrira sporočila, ki niso pomembna,

 

Najpomembnejša stvar, ki si jo moraš zapomniti je, da si v nujnih primerih vendale obveščena. Ni nujno po e- pošti. Ljudje, ki te poznajo, bodo gotovo poklicali ali potrkali na vrata, Vse ostalo pa lahko počaka.

 

3. Šumi iz ozadja

Prisluhni vsem hrupom iz ozadja, ki se dogajajo v pisarni. Ljudje se pogovarjajo, tiskalniki ropotajo, telefoni brnijo in vrata loputajo. 

Šumi v ozadju so neizogibni, Še postanejo preveč moteči, si raje privošči slušalke. 

Aplikacija  (A Soft Murmur) zaduši moteč hrup v ozadju in hkrati izboljša osredotočenost.

 

4. Motnje ki jih povzročijo ljudje

Kot hrup iz ozadja so motnje lahko tudi ljudje, Quora  

Eden od načinov je, da zapreš vrata svoje pisarne ali sobe. Za obvestilo drugim, nalepi na vrata napis – ne moti. Če delaš v odprtem pisarniškem prostoru (Cooworking) uporabi slušalke.

Druga taktika je načrtovanje interakcij, V svoj koledar označi obdobja, v katerih si na boljo. Dodaj nekaj vmesnega časa med opravili ali sestanki, Na ta način boš imela dovolj časa za svoje naloge. Predvsem pa mir.

 

5. Nered

V majhnih količinah lahko spodbudi , a dejstvo je, da neurejeno delovno mesto vpliva na tvojo sposobnost osredotočenosti in obdelavo informacij. Ti jasno kaže naslednja povezava

Zmeda in nered sta v bistvu seznam popravkov ki te opominjajo na vse, kar je treba narediti. Odvrnejo te od osredotočenosti na nalogo. Sčasoma pa zaradi tega postaneš še zaskrbljena in pod stresom.

Kako se temu izogneš? Enostavno – tvoj delovni prostor naj bo čist in organiziran. Odstrani vse predmete, ki jih ne potrebuješ več. Dokumentacijo shrani v ustrezne mape.  

Ni lepšega kot začeti delovni proces v pospravljenem okolju. Zato je dobro, če svoje delovno mesto pred odhodom z dela ali pred spanjem (če delaš od doma) pospraviš in pripraviš na naslednji dan.

Ali tvoja pisarna (soba) ni dovolj velika? Tu so predlogi: 

 

 

 

 

6. Večopravilnost

Večopravilnost ne prihrani časa. Prepričana sem, da smo vsi krivi za žongliranje z več nalogami hkrati. Ideja je, da če si podjetnik, to pač moraš obvladati. pa je res?

Resnica je, da se naši možgani ne morejo osredotočiti na več opravil hkrati. Več kot ena naloga je zanje že problem.

 

Večopravilnost ne prihrani časa. V resnici nas upočasni. Ko preklapljamo med nalogami, smo prepričani, da obvladamo vse, Toda v resnici ne. Naša pozornost je minimalizirana in razpršena med vse naloge. Rezultat?

Narejenih je več napak, kot sicer, zmanjša se ustvarjalnost in potencialno tvegamo nastanek frustracij in stresa.

 

Večopravilnost je ena najtežjih slabih navad, ki jo je dobro odpraviti – za vedno.

Tako nezdravo navado lahko spremeniš tako, da uporabiš koledar – aplikacije, za ustvarjanje časovnih blokov namenjenim točno določenim nalogam. 

na primer: nekaj uri za pisanje članka. ta čas se moj telefon nahaja v drugem prostoru in nastavljen na letalski način. Vrata sobe so zaprta. Poslušam šumenje morja in ptice preko aplikacije  A Spht Murmur.. To je čas. ki sem ga namenila le pisanju tega zapisa, Moj um bo seveda žal el malo več aktivnosti. Zato vstanem, naredim nekaj korakov po sobi, vajo za hrbtenico, par počepov. Moja glava se zbistri in ponovno se osredotočim na nalogo. Res pa je, da takoj ko preneham s pisanjem, um želi preveriti e-maile, zgrešene telefonske klice ali podobno. 

Potrebna je vztrajnost pri zadani nalogi, Vse ostalo počaka na pravi čas.

 

 

7. Sodelavci – motnje

Pogovori s sodelavci ali poslovnimi partnerji so pomembni za izgradnjo posla. Vendar predolgi pogovori se hitro prevesijo v zgodbe prejšnjega dne, dobrih filmov ali otvoritvenega popusta v novem butiku.

To je motnja in hudi zapravljanje časa.

Enako velja tudi za tiste, ki delamo od doma. Kavica s sosedo, klepet pred hiši, premlevanja problemov v soseščini in podobno.

 Zavedaj se, da je ta čas tvoj delovni čas. Imaš urnik.ki se ga držiš enako, kot ljudje v podjetjih. Urnik je urnik.

 

 

 

8. Lakota – motnja brez primere

Skoraj nemogoče se je osredotočiti na delo, ko telo kliče po prigrizku. Na žalost to večina reši z nezdravim prigrizkom. To je hitro in zelo dostopno. Je res?

Na lakoto bodi pripravljena. Zdravi napitki (smutiji), oreščki, sadje (sveže ali suho) to so zdravi prigrizki, ki dobro potešijo lakoto. Ohranjajo zbranost in so polni energije.

 

 

 

 

9. Srečanja

Srečanja so znana po tem, da so lahko zelo neproduktivna in požirajo čas. Ura, ki je namenjena srečanju se lahko hitro raztegne.

Preden se dogovoriš za sestanek premisli, ali je sestanek res nujen. Ali obstaja tudi drug način izmenjave informacij?

morda lahko vse to poteka preko e-maila ali zoom-a.

Sestanek zvrsti v dnevni urnik. Pripravi vse potrebno   in poskusi biti čim krajša.

Drugi način je tudi dan v tednu, ko sestankov ni. Znan je sreda brez sestankov. 

 

 

 

 

10. Utrujenost od odločanja

Kolikokrat na dan se moraš odločati? Pojdiva po vrsti: jutro – odloči se glede obleke. čevljev. Dopoldan  – odločanje glede zadanih nalog. Malica – kaj bo za malico, popoldan – nakupi v trgovini, kaj za večerjo, … še bi lahko naštevala. Dejstvo pa je, da postanemo utrujeno od odločanja.

Zmanjšanje odločitev ja lahko preprosto: nakupovanje večje količine živil in kuhanje na zalogo. Zadolžitve družinskih članov, avtomatizacija e-mailov, in konec koncev: Barack Obama, Steve Jobs in Mark Zuckerberg so problem odločanja glede oblek rešili preprosto: vsak dan so nosili iste obleke (takih – istih so imeli več)

Torej – ali moraš red v tednu pokazati celotno garderobo? Iskanje pravih kombinacije je utrudljivo in popolna izguba časa.

 

Zato:

Naredi si plan

Odstrani nered

Znebi se večopravilnosti

Odstrani šume iz ozadja

Pripravi si dobro malico – Smutiji so najboljša rešitev  – najdeš jih TU